Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы для работодателя

Автор: Екатерина Олейникова 23 октября 2020 г.

#закон #трудовая книжка #ПФР #электронная версия #переход

Электронная трудовая книжка — это данные в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда. Работник может посмотреть информацию о стаже и местах работы. А работодателю легко проверить, где трудился сотрудник раньше. В этом смысле электронная трудовая книжка заменяет резюме. Электронные трудовые действуют уже около полугода. Тяжело ли на них перейти?

Что у работодателя

Закон о переходе на новый формат вступил в силу в 2020 году. Пока переход добровольный.

С электронными трудовыми работодатель по-прежнему должен вести кадровый учет. Информацию по каждому сотруднику нужно передавать в информационную систему Пенсионного фонда.

Всех новых сотрудников следует оформлять только с помощью электронных трудовых книжек. У действующих сотрудников есть выбор — электронная или бумажная трудовая. Это выбор, по сути, без выбора: если работник предпочитает бумажный документ, работодатель все равно передает данные в электронном виде. Но при этом он обязан хранить бумажный экземпляр.

Если работник соглашается на перевод трудовой в электронный формат, предприятие должно выдать бумажную трудовую на руки.

Для работодателя плюсов больше, чем минусов:

- Не нужно хранить бумажные документы. Нет риска их потерять. Не нужны сейфы.

- Кадровикам не нужно учиться мастерству каллиграфии, чтобы заполнять трудовые.

- Если передали данные по работнику с ошибкой, ошибку быстро исправить.

- Легко проверить, где кандидат на должность работал раньше.

Проблемы с электронными трудовыми возникают в организациях, где работают люди старой закалки. Такие работники любят бумажные документы, им страшно остаться без «осязаемого» подтверждения стажа. А если кадровик еще и не умеет пользоваться интернетом, внедрение новой системы может растянуться.

Также понадобится программа кадрового учета, которая стоит денег.

Всегда актуален вопрос защиты персональных данных: если систему Пенсионного фонда взломают, все данные утекут мошенникам.

Что для работника

Электронная трудовая позволяет просматривать данные о стаже и рабочих местах в любое время.

Есть и другие плюсы:

- Не нужно просить кадровика сделать копию или достать трудовую из сейфа, чтобы что-то уточнить.

- При увольнении не нужно лишний раз ходить на работу, чтобы забрать документ.

- Если работа удаленная, не нужно пересылать трудовую книжку почтой. Работодатель сможет внести данные о работнике из любой точки мира без бумажного документа.

- Работник всегда в курсе, перечисляет ли работодатель страховые взносы, которые влияют на формирование пенсии.

Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, данные о рабочих периодах до этого решения не передаются. Их единственный источник — бумажная трудовая. Ответственность за ее хранение теперь несет сам работник.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, обратно на бумажную он вернуться не сможет. Это разъяснил Минтруд. Информация о выборе электронной трудовой книжки передается работодателем в ПФР.

Как перейти на электронные трудовые

Чтобы внедрить на предприятии электронные трудовые книжки, нужно уведомить о возможности выбора сотрудников. Важно не только формально уведомить, но и рассказать подчиненным, что поменялось в законе с переходом на электронные книжки.

Эту работу по закону нужно проделать до 1 января 2021 года. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будет лишен права выбора формата трудовой книжки. Сведения о периодах их работы изначально будут вестись только в электронном виде.

Тем, кто выбрал цифровой формат, нужно вернуть бумажные трудовые книжки.

Далее надо приказом назначить ответственного за заполнение электронных трудовых книжек и передачу данных в Пенсионный фонд. Затем обновить нормативные акты организации. При необходимости — подготовить новые. Тщательно прописать порядок работы с новыми трудовыми книжками.

Каждый месяц, не позднее 15 числа, нужно передавать данные о кадровых изменениях в организации. Это информация о приеме на работу, переводе или увольнении. Отчет называется «Сведения о трудовой деятельности работников (СВЗ-ТД)».

С 1 января 2021 года уведомлять о приеме на работу или увольнении сотрудника нужно будет гораздо быстрее: не позже рабочего дня, который следует за днем издания приказа.

Что делать, если сотрудник увольняется, а бумажной трудовой книжки у работодателя уже нет? Дается справка, подтверждающая трудовой стаж. Документ нужно отдать в день увольнения лично или отправить заказным письмом с уведомлением.


Работники предпочитают бумагу

Большинство россиян (63%) не хотят переходить на электронные трудовые книжки. Об этом свидетельствуют результаты опроса ВЦИОМ, опубликованные в июле 2020 года. Оформить цифровой документ планируют лишь 30% респондентов. 56% работающих участников опроса не намерены отказываться от бумажного формата, 6% уже оформили электронную трудовую книжку, и еще 29% планируют это сделать. Среди желающих перейти на «цифру» больше всего жителей Москвы и Санкт-Петербурга.


Какими законами регулируется внедрение электронных трудовых

  1. Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
  2. Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”».

Архив

№1(105) январь-февраль

Скачать

№2 (106) март

Скачать

№3(107) апрель

Скачать

№4 (108) май

Скачать

№5 (109) июнь

Скачать

№6(110) июль

Скачать

№7(111) август

Скачать

№8(112) октябрь

Скачать

№9(113) октябрь

Скачать

№1-2 (94-95) январь-февраль

Скачать

№3 (96) март

Скачать

№4 (97) апрель

Скачать

№5 (98) май

Скачать

№6(99) июнь

Скачать

№7-8(100) июль-август

Скачать

№9(101) сентябрь 2019

Скачать

№10(102) октябрь 2019

Скачать

№11(103) ноябрь 2019

Скачать

№12(104) декабрь 2019

Скачать

№1,2 (82-83) январь-февраль

Скачать

№3 (84) март

Скачать

№4 (85) Апрель

Скачать

№5 (86) май

Скачать

№6 (87) июнь

Скачать

№7-8 (88-89) июль-август

Скачать

№9 (90) сентябрь

Скачать

№10 (91) октябрь

Скачать

№11 (92) ноябрь

Скачать

№12 (93) декабрь

Скачать

№1 (72) январь-февраль 2017 г.

Скачать

№2 (73) март 2017 г.

Скачать

№3 (74) апрель 2017 г.

Скачать

№4 (75) май 2017 г.

Скачать

№5 (76) июнь 2017 г.

Скачать

№6 (77) июль-август 2017

Скачать

№7 (78) сентябрь 2017

Скачать

№8 (79) октябрь 2017

Скачать

№9 (80) ноябрь 2017 г.

Скачать

№10 (81) декабрь 2017 г.

Скачать

№1 (62) январь-февраль 2016 г.

Скачать

№2 (63) март 2016 г.

Скачать

№3 (64) апрель 2016 г.

Скачать

№4 (65) май 2016 г.

Скачать

№5 (66) июнь-июль 2016 г.

Скачать

№6 (67) август 2016 г.

Скачать

№7 (68) сентябрь 2016 г.

Скачать

№8 (69) октябрь 2016 г.

Скачать

№9-10 (70-71) декабрь 2016 г.

Скачать

№1 (54) февраль-март 2015 г.

Скачать

№2 (55) апрель 2015 г.

Скачать

№3 (56) май 2015 г.

Скачать

№4 (57) июнь-июль 2015 г.

Скачать

№5 (58) август 2015 г.

Скачать

№6 (59) сентябрь 2015 г.

Скачать

№7 (60) октябрь-ноябрь 2015 г.

Скачать

№8 (61) декабрь 2015 г.

Скачать

№1 (48), февраль-март 2014 года

Скачать

№2 (49), апрель-май 2014 года

Скачать

№3 (50), июнь-июль 2014 года

Скачать

№4 (51), август-сентябрь 2014 г.

Скачать

№5 (52), октябрь-ноябрь 2014 г.

Скачать

№6 (53), декабрь 2014 г.-январь 2015 г.

Скачать

1 (42) февраль-март 2013 года

Скачать

2 (43) апрель-май 2013 года

Скачать

3 (44) июнь-июль 2013 года

Скачать

4(45) август-сентябрь 2013 года

Скачать

5(46) октябрь-ноябрь 2013 года

Скачать

6(47) декабрь 2013 года-январь 2014 года

Скачать

1 (36) февраль-март 2012

Скачать

2 (37) апрель-май 2012

Скачать

3 (38) июнь-июль 2012

Скачать

5 (40) октябрь-ноябрь 2012

Скачать

4 (39) август-сентябрь 2012

Скачать

6 (41) декабрь 2012 - январь 2013

Скачать

5 (34) октябрь-ноябрь 2011

Скачать

1 (30) февраль-март 2011 года

Скачать

6 (35) декабрь 2011-январь 2012

Скачать

4 (33) август-сентябрь 2011 года

Скачать

3 (32) июнь-июль 2011 года

Скачать

2 (31) апрель-май 2011 года

Скачать

6 (29) декабрь 2010 - январь 2011 года

Скачать

1 (24) январь-февраль 2010 года

Скачать

2 (25) март-апрель 2010 года

Скачать

3 (26) май-июнь 2010 года

Скачать

4 (27) август-сентябрь 2010 года

Скачать

5 (28) октярь-ноябрь 2010 года

Скачать

7 (23) ноябрь-декабрь 2009

Скачать

1 (17) январь-февраль 2009 года

Скачать

3 (19) апрель 2009 года

Скачать

4 (20) май-июнь 2009 года

Скачать

5 (21) июль-август 2010 года

Скачать

6 (22) сентябрь-октябрь 2009 года

Скачать

2 (18) март 2009 года

Скачать

5 (15) ноябрь 2008 года

Скачать

6 (16) декабрь 2008 года

Скачать

1 (12) февраль 2008 года

4 (14) октябрь 2008 года

1 (4) февраль 2007 года

2 (5) апрель 2007 года

3 (6) май 2007 года

4 (7) июнь 2007 года

5 (8) июль-август 2007 года

6 (9) сентябрь 2007 года

7 (10) октябрь 2007 года

№1 (1) октябрь 2006 года

№2 (2) ноябрь 2006 года

3 (3) декабрь-январь 2006-2007 года